檔案數(shù)字化之前要先整理整體建庫(kù)和補(bǔ)充著錄
檔案數(shù)字化之前的整理工作包括整體建庫(kù)及補(bǔ)充著錄兩方面。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)對(duì)于沒(méi)有完整著錄信息的單位需要對(duì)目錄集中著錄和建庫(kù)，在完成編目工作后，才有可能銜接數(shù)字化對(duì)象審批、檔案出庫(kù)、整理、檢查核對(duì)等工作；對(duì)于已建庫(kù)但條目信息仍不完整的，應(yīng)該對(duì)缺失、錯(cuò)誤等信息進(jìn)行糾正，以確保信息完整，從而支援檔案數(shù)字化成果的服務(wù)利用工作。如進(jìn)一步設(shè)置及補(bǔ)充人名、地名、附件等著錄項(xiàng)目。
檔案整理的兩大要素
①系統(tǒng)排列和編目
在正常條件下，檔案室接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工
②局部調(diào)整
對(duì)已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對(duì)由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整
對(duì)檔案的頁(yè)碼和編號(hào)進(jìn)行有效編制可以促進(jìn)整理工作效率
在檔案整理過(guò)程中，通過(guò)檔案頁(yè)碼、編號(hào)的有效編制，能夠促進(jìn)工作人員整理工作效率提高。在具體編制過(guò)程中，工作人員首先需要在全部檔案的右上角檔號(hào)章內(nèi)編寫(xiě)檔案號(hào)碼、所屬年份、館編件號(hào)、機(jī)構(gòu)代號(hào).保管時(shí)限、問(wèn)題代號(hào)等內(nèi)容。再根據(jù)檔案整理的分類標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案低級(jí)至的順序進(jìn)行編寫(xiě)。有利于檔案案號(hào)編寫(xiě)效率提高，也為日后管理工作及查閱工作的開(kāi)展提供了便利。
檔案案卷的加工整理和運(yùn)籌方向
檔案案卷的加工整理內(nèi)容: 案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫(xiě)案卷封面，案卷裝封等; 確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號(hào)，編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過(guò)程可以看出如下特點(diǎn):零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯(cuò)結(jié)合而組成的;零散文件的整理程序及其實(shí)際運(yùn)用較為復(fù)雜，但如運(yùn)籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書(shū)部門(mén)經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織的更為科學(xué)。
以上信息由專業(yè)從事財(cái)務(wù)檔案整理服務(wù)的北京中泰德信于2025/1/4 10:55:03發(fā)布
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