檔案整理實(shí)際工作中需要注意的地方
在實(shí)際工作中，對(duì)于零散的檔案資料或數(shù)量較少的某一產(chǎn)品、某一項(xiàng)目或某一型號(hào)的檔案資料，采用文件級(jí)檔案整理，能夠使類目數(shù)量龐大的問(wèn)題有效避免，提高整理和管理工作效率;案卷級(jí)檔案整理方法適用于部分?jǐn)?shù)量較多的某一產(chǎn)品、某一項(xiàng)目或某一型號(hào)的檔案資料,可以在沿用同類檔案整理方法的同時(shí)，使檔案信息的整體性得以有效保持，有利于后期管理和利用。通過(guò)案卷級(jí)檔案整理和文件級(jí)檔案整理相配合的方法，能夠有效提升整理工作質(zhì)量和效率。
檔案整理工作方案的制定
為了使積存零散檔案文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行，在整理以前，應(yīng)先了解檔案的情況，訂出一個(gè)整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容:立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動(dòng)組織，以及各工作完成時(shí)間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理人數(shù)的不同，來(lái)針對(duì)性制定方案，整理工作方案可詳可簡(jiǎn)。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系或同類型若干全宗時(shí)，也可以合編一個(gè)整理工作方案。
檔案整理需要緊密負(fù)責(zé)的分工配合和協(xié)調(diào)統(tǒng)一
按照分工負(fù)責(zé)、各司其職、各負(fù)其責(zé)、齊全完整、應(yīng)歸盡歸的原則，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，檔案文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。檔案文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。檔案文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。
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